4月8日からの緊急事態宣言に加え、4月12日には政府より「原則テレワーク、やむをえず必要な場合でも出勤者を最低７割減らす」要請が追って出たことにより、今急速にテレワークの必要性が高まっています。

IT企業なんかは、早いところで１月末から在宅勤務が始まっており、そうでなくても大手企業などは2，3月からテレワークを始めていたところもあるようです。

私の勤務先はグループ総勢でも社員数30名ほど、部署は3名でやっている中小企業、しかも古き良き(?)不動産業なのでとにかく「紙！電話！FAX！」の世界です。テレワークなんて他人事のように思っていましたが、先週から一部テレワークを始めました。

備忘録的に記録をつけるとともに、もしテレワークのやり方を模索している方の参考になれば幸（さち）と思い、私が実施しているテレワーク方法を記したいと思います。

医療従事者、スーパー・薬局の店員さん、インフラ関係で働く方など、テレワークが不可能という方々もいらっしゃると思います。

そこで、一部でもテレワークが出来る人々がそれを始めることで、社会全体での人々の接触を減らし、感染拡大防止に繋げられればと思います。

前提として「感染が急速拡大している今、とりあえずの対応としてできること」を◎印、「この事態は長期的なものになるので根本的に変えたほうがいいこと」を☆印でメモしていきます。

◆事前準備

・インターネット

◎ネットを引いていない場合はポケットWi-Fi、

ただ回線が不安定で読み込みが遅くなることもあるので

☆固定回線を部屋に引くことがお勧めです。（基本要工事）

・PC

最低１人１台のノートPCが必要です。

東京都では助成金も出るようです。国としてはPCへの助成金はないものの、税処理面での助成がある模様。

☆故障等に備えて予備のPCを用意しておく

・顧客、取引先への通知

緊急対応的にテレワークを始めるとなると普段のオペレーションと変わることがあるので

自社HPやFAX等で対応の変更について通知しておきます。

・助成金の下調べ

テレワーク用通信機器※の導入・運用等にかかる費用が助成金対象になります。

参考　https://www.mhlw.go.jp/content/11909000/000617764.pdf

（※パソコン、タブレット、スマートフォンの購入費用は対象となりません）
 

◆各業務

①会社のデータ・システムにアクセスする

クラウド化がされておらず、

「共有フォルダには会社のネット回線を使用しないとアクセスできない」

「基幹システムは会社PCにダウンロードしている形」の場合、

家にPCがあっても何も出来ない・・となります。（弊社です）

◎リモートアクセスツールを使う

これを使えば自宅PCから会社PCにアクセス・操作ができます。

セキュリティ面等は各社要件があると思いますので、どれを使うかは要検討です。

参考　https://www.itreview.jp/categories/remote-access

⇒ただ、会社PCの電源をONのままにしておかないといけなかったり、

操作に若干の時差があるため、全く同じように作業できる！とは言えません。

☆全クラウド化

②固定電話の受電

◎転送

すべて会社携帯に転送しています。

回線の会社にもよりますが、標準装備もしくはオプションで設定可能だと思います。

弊社の場合は留守電設定は本体でしか不可、

転送設定開始・停止は遠隔で可能なので、

常に留守電にしておき営業時間前後に遠隔で転送ON/OFFするという（荒）技で対応しています。

参考　https://www.isdn-info.co.jp/voice/

☆将来的にはコールセンターでよくあるように、

発信者に用途ごとに数字プッシュしてもらい、担当者につながるシステムがあればいいのかなと思います。

参考　https://dev.classmethod.jp/articles/inbound-call-using-amazon-connect/

③固定電話の架電

◎担当者の会社携帯から行う

今のところこのようにしていますが、そうなるとやはり一人一台の携帯が必要になってきます。

☆将来的にどうすべきか、、といったところは私も模索中です。

④FAXの送受信

◎PC FAX

使用している複合機にもよると思いますが、PCから印刷するように送信ができ、

受信する際はメールやフォルダ内に保存されていく形で受け取る設定が可能です。

ただ、これは複合機とPCがおそらく物理的に近くないとできない（?）のでないかと思い、

リモートアクセスではなくそもそもクラウドでやっているところは不可能かもしれません。

☆その場合は、e-fax等のサービスを導入する

⑤社員同士の情報共有・コミュニケーション

◎☆チャットツールの利用

弊社ではLINE WORKSをフリープランで導入しています。

業務ごとにグループを作り、情報共有しています。

また、出勤時・休憩時・退勤時のあいさつもチャットで行っています。

LINEWORKSのおすすめポイント

・見慣れたデザインなのでPCに疎くても使いやすい

・誰が既読したかわかる機能がある⇒「了解です！」等返信しなくてもいい

・通常のLINEアカウントともトークできる⇒顧客・取引先とも個人LINEを教えることなくやり取りできる

参考　https://line.worksmobile.com/jp/

⑥打ち合わせ・商談・社内会議など

◎☆ビデオチャットツールの利用

Skype、Zoom、ハングアウトなど色々なサービスが出ています。

うちの部署では朝礼も一応ビデオチャットで行い顔を見つつその日の業務確認をするようにしています。

PC画面の共有が出来るサービスもほとんどなので、後輩に業務を教えるときにも使えます。

以上で弊社の場合はある程度のテレワークは出来ています。

◆テレ対応できていないこと

印刷、郵送物の処理、契約書等押印が必要なもの、振込処理等

⇒現時点の対応はある程度まとめて出社時に対応しています

郵送物はたまるので、ポストとは別に大き目の段ボールを用意して、そこに入れてもらうようにする。

宅配物は受付に次回出勤日のメモを残し、その時にまとめて配達してもらうようにする。

☆メール等で連絡をとり、郵送物自体を減らす

☆webレター を使う 

https://www.post.japanpost.jp/service/webletter/

☆電子押印、電子契約書

◆テレ対応でやりにくいこと

・後輩の指導

新しい業務を教えることが対面でないとなかなか捗らないです。

ビデオチャット等駆使して慣れなければ・・といった状況

・業務の振りわけ

それぞれが今何をしているのか、というのがわかりにくいので振り分けが難しい。

Zoomをつなぎっぱなしで相手の状況を把握するところもあるようですが、

そこまではやりたくない・・・。

通話するにしても、相手が電話している・こっちが電話しているなどでタイミングがなかなか合わない。

今OK/取り込み中のサインを簡単に切り替えできるものがあればいいなと思います。

⇒LINE WORKSの有料プランならあるようです。

以上、こうして書いてみるとまだまだ課題があるな～といった感じなので、

おすすめの方法やツールがあれば色々教えてもらいたい！！という気分です。

また、自然災害等で物理的にネットが使えなくなったときのことも考慮しつつ、

これからの時代にあったやり方にどんどん変えていきたい、というか変える必要があるなと考える日々です。

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この数週でいくつかのテレワークのWEBセミナーに参加してみて何より学んだことが、出来ることからとにかく始めてみる重要性。

うちでは無理だろうと思いつつ、とりあえず準備だけしておこう・・と用意していたものが、

緊急事態宣言を受け、上のOKが出てテレワークが始められたので、

私と同世代で決定権がないような人でも、「こんなやり方があります、助成金もでます！」と

上司に言ってみることで、一部でも何かが変われば良いなと思います。