メガソフトでは、1080年代からPC-FAXのさきがけである「STARFAX」を開発、販売してきました。昨今のインターネット普及でFAXは存在感が薄れていますが、そんな状況でもSTARFAXはコンスタントに需要があります。
第1回では「FAXも電子帳簿保存法の対象であること」、第2回では「FAX運用が知らないうちに利益を削っていること」をお伝えしました。
ここまで読むと、多くの方がこう感じるはずです。「結局、ちゃんとやればいいんですよね？」
しかし、実はこの考え方こそが落とし穴です。
■ 「ちゃんとやる」が続かない理由
現場ではよく、こんなルールが作られます。
「必ず保存すること」「決められたフォルダに入れること」「ファイル名は統一すること」
どれも正しいルールです。ですが、これがきれいに守られている現場はほとんどありません。
なぜなら「現実の業務はそんなに余裕がない」からです。
忙しい日が続くと、保存は後回しになります。
「あとでやろう」と思ったまま忘れることもあります。
気づけば、また探す・やり直すという状況に戻ってしまう・・・
つまり問題は「ルールがないこと」ではなく、
「人が頑張る前提になっていること」にあります。
■ 発想を変える必要がある
「どうやってちゃんとやるか」ではなく、「ちゃんとやらなくても回る仕組みにできないか？」
この発想に切り替えることが、改善の出発点になります。
■ 入口を変えると、すべてが変わる
FAX業務を思い浮かべてみると、すべては「受信」から始まっています。
「受信したものを確認する」→「保存する」→「名前を付ける」→「必要なときに探す」
この最初の一歩が曖昧だから、その後のすべてが不安定になります。
逆に言えば、「入口が整えば、その後は自然と整う」ということです。
■ STARFAXが「効く」理由
ここでSTARFAXの話になります。
STARFAXの価値は「FAXをデータで受けられること」だけではありません。
本質はもっと別のところにあります。
それは、受信の瞬間に「保存まで完了させられる」ことです。
従来のFAX受信では、
受信 → 確認 → 保存 → 名前を付ける
という流れになります。
この中に「人の判断」が何度も入るため、どうしても漏れやバラつきが生まれます。
一方でSTARFAXの場合は、
受信 → 自動でPDF化 → 自動保存
と、ほぼ同時に処理が完了します。
人が「やる・やらない」を判断する余地がないため、結果として保存漏れが起きません。
■ “探す時間”がなくなる理由
第2回でお話しした「探す時間」。
これは単に整理の問題ではなく、そもそも保存の仕方がバラバラであることが原因です。
STARFAXを起点に運用を設計すると、
・保存先が統一される
・命名ルールが固定される
ため、「どこにあるか」を考える必要がなくなります。
「あの見積どこだっけ？」という会話自体がなくなる。これは想像以上に大きな変化です。
■ “やり直し”が消える理由
保存漏れによる再発行や再取得。これも現場ではよくある話です。
しかし、よく考えるとこれは非常にもったいない作業です。
本来一度で終わるはずの仕事を、もう一度やっている。
しかも相手の時間まで使っている。
STARFAXのように「受信と同時に保存される」状態になれば、そもそも“消える”ことがなくなります。やり直しという概念自体が不要になるのです。
■ 「仕組み」に変えると利益が残る
ここまでの話をまとめると、
探す時間が減る
二重作業がなくなる
やり直しがなくなる
という変化が起きます。
どれも一つひとつは小さく見えるかもしれません。
しかし日々積み重なると、大きな差になります。
重要なのは、これが「努力」ではなく「 仕組みで自動的に流れる」という点です。
■ 電帳法対応との関係
ここであらためて電子帳簿保存法との関係を整理しておきます。
STARFAX自体が法対応ソフトというわけではありません。
ただし、「データで受信できる」「自動で保存できる」という特性により、電帳法に適合した運用を作りやすいのは間違いありません。
あとは、
検索性（命名や管理）
真実性（クラウドやシステム）
を組み合わせることで、実務として成立します。
■ 建築業界との相性
建築業界では協力業者とのやり取りが多く、見積や変更が頻繁で、FAX文化が残っているという特徴があります。
だからこそ、FAXの入口を整えるだけで、全体が一気に変わるという「効果が出やすい」業界でもあります。
■ まとめ
ここまで見てきたように、問題の本質はとてもシンプルです。
「 人に依存しているか、仕組みで回っているか」
この違いが、そのまま手間やミス、そして最終的には利益の差になって現れます。
STARFAXは魔法のツールではありません。
しかし、「人が頑張らなくても回る状態」を作れる入口として、非常に有効です。
■ 次回予告
次回は、「FAX・図面・3Dがバラバラで損していませんか？建築業界DXの本当の進め方」
をテーマに、証憑と設計データが分断されていることで起きている問題と、それをどうつなげていくかを考えていきます。
電帳法対応をきっかけに、まだFAXでやり取りしている見積・発注・履歴を「探すもの」から「すぐ比較・判断できる情報」へ変えるヒントをお伝えします。
