メガソフトでは、1080年代からPC-FAXのさきがけである「STARFAX」を開発、販売してきました。昨今のインターネット普及でFAXは存在感が薄れていますが、そんな状況でもSTARFAXはコンスタントに需要があります。
その理由を、今回も「電子帳簿保存法」の切り口で考えてみます。
■ はじめに
電子帳簿保存法の話をすると、多くの方がこう考えます。
「違反しなければいい」
「とりあえず保存すればいい」
しかし本当の問題は「違反かどうか」ではなく「損か得か」です。
FAXは、一見コストがかかっていないように見えて、実は日々じわじわと利益を削っています。
■ 見えないコスト①：「探す時間」まず最も大きいのがこれです。
実際に起きていることは、「フォルダを探す」「メールを探す」「紙をめくる」で、 1件あたり5〜10分。仮に年間換算すると・・・
・1日3回 × 10分 = 30分
・月10日 → 約5時間
・年間 → 約60時間
人件費換算すると、10万円前後のロスが発生しています。
■ 見えないコスト②：二重作業
これは、特に複合機運用で発生します。
【フロー】FAX受信（紙）⇒確認⇒スキャン⇒保存 ＝ 複合機を2回扱うことになる。
この問題点は、「作業時間増加」「手間によるミス」「保存漏れ」で、 非効率の塊となります。
■ 見えないコスト③：保存漏れ＝やり直し
【 ケース】FAX見積を保存していない⇒後から必要になる⇒再取得 or 再発行依頼
＝「時間ロス」「信用低下」「手戻り発生」
この問題点は「目に見えない損失」が蓄積することです。
■ 見えないコスト④：判断の遅れ
情報がバラバラだと、「見積がすぐ出ない」「比較できない」「決定が遅れる」ことになります。
これは、「 受注機会の損失」につながりかねないので、最も大きな損失につながるかもしれません。
■ 見えないコスト⑤：属人化
紙のFAXの仕舞いどころが「あの人しか分からない」「担当がいないとわからない」となると、「
業務が回らない」「引き継ぎできない」となり、結果として「 組織としての損失」につながります。
■ まとめ
・FAX運用はコストが見えにくい
・しかし確実に利益を削っている
問題は「人に依存していること」なのかもしれません。
■ 次回予告
次回は、「なぜSTARFAXなら損が止まるのか？“人に依存しない仕組み”の作り方」をテーマに、
FAX自動化の考え方／保存漏れをゼロにする設計／電帳法対応と業務効率を両立する方法
を考えていきます。
