suica、イコカなどの交通系ICカードのチャージの領収書の金額を
経費にしているかた、いますか？
実はそのままだと、
チャージの領収書は経費の証拠書類としては不十分です。
というのは、
チャージの領収書 イコール 経費の領収書
ではないからです。
ICカードへのチャージは、運賃を支払った(事業で交通機関を利用した)ということではなく、
カードにチャージした額、つまり現金をカードに移動させた金額です。
いくらチャージしたのか領収書から分かっても、
事業の交通費として使ったのか、
プライベートの交通費として使ったのか、
経費として消耗品などの買い物として使ったのか、
プラーベートの買い物だったのか、
チャージしただけでまだ交通費として使っていないのか、
経費としての出費かどうかが
チャージの領収書だけでは分からないから、です。
交通系ICカードを経費に使った時は、こうしましょう。
①利用履歴を印刷して紙に、乗った区間と目的(仕入のため〇〇市場まで往復など)を
書き込む方法があります。
使用履歴は一定の時間がたつと印刷できない場合があるので、まめに確認したほうがいいです。
②エクセルなどで交通費の利用明細書を作る。
日付、交通機関、利用区間、運賃の額、行き先、訪問の目的、
を表にします。訪問の目的は「備品の購入」「材料の仕入れ」「役所へ手続き」「銀行へ記帳」
というように、事業を行うための移動(仕事で必要だった)ということが分かるようにします。
③コンビニなどで交通系ICカードを使って
経費の支払いをした場合、そのレシートは取っておいて保管が必要です。
履歴を印字したり、ノートなどに記録するのは手間がかかりますが、万一税務調査で
外出の目的や行き先など、質問があった場合に対応できるようにしておきましょう。
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