こんにちわ。
事務管理.NET代表の樋口恭子です。
今回は主に事務局運営している方向けの内容です。
先日からSNS周りの代行をさせていただくことになったお客様のところでは、アカウント情報や操作手順、ルールなどがNotionで共有されていて、
その通りにやれば誰もが同じクオリティを出せる
ようになっていました。
これって、すごく大事！！
マニュアルがあれば、
「この作業はこのマニュアル通りやってください」
と指示も明確になり、
何がOKで何がNGなのかの判断基準
もはっきりします。
マニュアルに沿っていなければ指示通りできていない作業者の責任なので、「本当はこうしてほしかった」と尻拭いのようなこともしなくてよくなります。
（もちろん作業者の判断に委ねることなく、そのマニュアル通りやればOKになっていることは必須です）
事務をご依頼いただくお客様自身はマニュアルの作成や更新管理をする必要はないですが、担当者に作業マニュアルをつくっておいてもらうと何かあったときに安心ですし、バックヤードで何が行われているかも可視化できると思います。
全作業をマニュアル化するのはとても大変な作業なので、そこまで手が回らないというのもわかります。
事務管理.NETのスタッフへ依頼する作業もマニュアルが作れてものが多数です
でも
【マニュアル（手順書）がない】
＝【作業者によって出来上がりの質が変わる】
なので、作業の属人化にもつながってきますし、事務局としてもバラツキのあるアウトプットになるのは困りますよね。
【ここまでのクオリティはAさんにしか出せない】
はOKですが
【この作業はAさんにしかできない/わからない】
だと、万が一Aさんと連絡がつかない事態がおきたらアウトです。
私たちのようなオンラインでつながる勤務形態では、Aさんから連絡を貰わない限り何が起きているのか確認のしようもありません。もしかしたら事故や急病で入院していて作業どころじゃないこともあるでしょう。
すぐ代理のスタッフが必要になったとき、
【このマニュアル通りに作業してください】
ができるのは安心ですよね。
今回実際Notionでマニュアルを共有されているのをみて、Notionで作るメリット・デメリットは下記かと思いました。
【メリット】
- 文字以外にも図や動画もいれられるので、文字通りその通りやれば【誰もができる】マニュアルを作りやすい
- 付随情報や関連情報のファイルをリンクしやすい
- 情報の更新があっても常に最新のマニュアルを共有できる
- メールアドレスを指定して該当ファイルだけの共有ができる
（業務に不要なファイルは見られずに済む） - ファイル独自の共有URLがあるので、必要なものだけ渡しやすい
- データベースの管理者を変更できる
- 事務局の情報を整理しやすい
→ファイルのグルーピングや連結がしやすい - Notionのシステム側でバックアップ取ってくれてるのでファイル破損時も安心
【デメリット】
- Notion自体、データベースの概念がわからない人には構築しづらい
- オフラインでは使えない（作業時はオンラインでしょうから問題ないかもしれませんが、自分が外出しているときに作業スタッフへ「このファイルに載ってるから確認してね」がちょっとやりにくいかも…）
- データ更新/修正の手間はかかる
このくらいかな。
事務スタッフ採用側からするとメリット番外編として【Notionが全く使えない/使い方をググれないようなITリテラシーの低い人を弾ける】もあるかもしれません😅
いろいろなプロジェクトが動くクライアント様であったり、複数人で事務局運営していたり、業務委託で作業を外注するようなことがある場合、Notionでのマニュアル共有はかなりの業務改善につながると思いました。
わたしも年末年始に時間を取ってマニュアル作りに励もうと思います！
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