ふせん＋A4クリアファイルの書類収納整理　専用ファイルがありますよ【クリアホルダー仕事術】

 

 

 先日の記事→ 【最強文房具2選】手帳文具アドバイザーsay_la と 事務スペシャリストたかよ のオススメ！では、

事務スペシャリスト指サックたかよさんの記事にリンクしました。

 

こちらの記事です↓　今回はこの記事の最後の方に出てくるアイテムの話題です。

最後の方に出てくるアイテムとはこちら。

クリアファイルに内側から付箋を貼るワザ↓　お写真お借りしてます。

付箋ののりのついた面に見出しを書いて、

棚から引き出した時にすぐ見えるように

左上に貼り付けています。

 

これ、やりますよね〜（え？　やらない？）

 

自分だけで書類の整理収納してる時はいいんですけど、

ひとにフォルダごと貸したりなんかしちゃうとアレじゃないです？

 

この大事なふせんを外されちゃったりなんかして、

ひとりでなんかイライラするという・・・

 

ないです？（え？　ない？？）

 

ナイナイって人も、ちょっと待ってくださいね。

これはね、単にタイトルを書いているから便利ってだけじゃないんです。

 

「なんでもA４ファイル（フォルダ）で仕分けてしまう」というやり方は、

ハガキやB版のお手紙、メモ用紙、レシートなんかも

全部同じサイズにまとめられるからとっても便利なんですよ。

 

サイズの共通化で整理がしやすくなる訳です。

 

古くは（？）超整理術の野口先生の

「封筒押し出しファイリング」で一世を風靡したやり方なんですよ。

　　　　　超整理手帳バーチカル、一時期超愛用してた〜（どうでも良い情報）

 

この本が出たのは、パソコンがウィンドウズになる前の時代で、

書類整理って今よりもっと大量で重要だった時代。

（1993年初版、Windows95の1995年より前）

 

その頃から、同じ大きさの封筒に入れて整理するっていうのは

卓越したファイリング方法だったんですね（say_laの主観です）

 

さくっとググれば押し出しファイリングの要点は掴めると思いますが、

わたしなりにざっくり思い出して書くと

 

・A4書類の入る封筒をしこたま用意

・書類をざっくり分類して封筒に入れる

　（タイトル日付けを封筒に直で書き込む、辞典のように色分けタブを付ける）

・とにかくこの棚を検索すれば出てくる！となるよう１つの棚に並べる

・取り出して使った封筒は必ず左端に置く鉄のルールを守り続ける

 

わたしは進研ゼミ中学講座〜高校講座の封筒でやりはじめました記憶があります。

（サイズはA4じゃないけども。B版ルーズリーフとか入れたかったから）

 

手から棚に戻す時は、必ず左端に使った封筒を入れるという鉄のルールを守ると、

右端に使わなかったものが自然と溜まります。

 

ここもポイントです。

 

使いながらにして、書類が選別されて行くんですね。

 

たいてい、右端の封筒って捨てていいやつなんです。

もしくは、７年保管の領収書みたいな、当面見なくいから

完全に保管庫に移動したり捨てていいヤツなんですよ。

そういうのを、定期的に見直しながら運用するんですね。

 

自分の検索しやすいタイトルをつけるルールを編み出して、

封筒わけをどれくらいのきめ細やかさにすると、自分が楽なのかを見出せば、

めっちゃくちゃ便利な書類管理システムになるというしくみ。

 

さて、

話しが脱線しました。

 

これです、コレ

カフェ案件・・・

 

じゃなかった

 

A4透明フォルダの内側にふせん貼るの、

付箋書くときノリ面に書くからちょっと面倒だし、

ちょっと飛び出させてもいいけどすぐ取れちゃわない？　問題です（長い）

 

実はコレを解決するファイル、ちゃんとあるんです。

KOKUYOさんのカタスというシリーズ

 

写真をお借りしてご紹介している

たかよさんのような　ふせんをフォルダからはみ出させない使い方ならこちら

 

 

右上にふせんがみえますね。

 

このふせん、ちゃんとカバーされるように、

この部分だけ2重になっています。

 

ふせんサイズは「スタンダードな付箋」サイズの75×25mm以下ならOK

 

ふせんがはさめるだけでなく、

フォルダの角を閉じられる機構や

名刺やカードを入れるポケットもついています。

機能性が高いため、普通のフォルダよりちょっと高いですが、

使い回すことと、検索性アップを考えると、妥協できる範囲に入る人もいるはず。

 

わたしもお仕事で、自分の書類ファイリングに使っていました。

現物こちら。

空ファイルの端っこにあるファイルの、タイトル付箋ぶぶんに、

こうやってふせんを入れておいて、

その場でファイルのタイトルがつけられるようにしていました。

はさんであるのは、50×15mmの付箋です。

 

デスクにいるときに発生した書類は、

デスクに置いてある75×25mmのポップアップ付箋にタイトルを書き込んで

書類置き場に持ってきてファイルしたりもしていました。

 

以上、A4ファイルサイズで

見出しが飛び出していないパターンでしたが、

 

ふせんがはみ出していた方が

わかりやすくて検索しやすいんだよという場合は、こっちです。

 

ご覧の通り、ファイルから飛び出ているところがあります。

 

この飛び出ているところに、付箋でタイトルが書けます。

単なる色分けにしてもOKですね。

 

 

さきほどのファイルより、

使える付箋が小さくなっているのに注意してください。

（わたしの現物写真で、はさんであった付箋のサイズです）

 

 

検索しやすくてメッチャ役立つファイルです。

恩恵受けまくりました。

 

こんなに持ってます（汗）

　　手前の付箋が入っているものについては後述

 

 

わたしは人と共有したり、ひとに探し出してもらう可能性の高い書類や、

絶対に後から探すけど、しばらくは絶対に使わないという書類を

見つけ出して持ち出しやすくするために、このファイルを使っていました。

 

先ほどの飛び出した部分の無いファイルにはさんでいたふせんが、

こちらのファイル用のサイズになっていたのは、そのためです。

共通してつかえるサイズのふせんを入れていた訳です。

 

こんな使い方もしていましたよ。

 

過去に妄想文具を作っていて・・・

実際の機能面を実現には、インデックスホルダー＜KaTaSu＞（ふせんカバー付き）の３山バージョンを使っていたんです←過去記事に飛びます

 

現物こちら↙︎　　さっきのどっさりファイルの手前のものです。

数字は３日ずつの日付けです。

 

最初は固定席で働いていたのでアレでしたが、

フリーアドレスに途中で変わったので↑の記事の段階では使っていなかった

純正のグルーピングホルダーを買い求めました。

写真はそのホルダーに1ヶ月分のファイルが収まってます。

 

 

がばっと開いて、しかも透明だから中身が見えるというのがミソです。

 

実際どう使うかと言うと、

今日8日だとして、

今日ははとりかからないけど、11日にやりたいぞ、という案件の書類を

の見出しが入ったファイルに放り込んでおくようにします。

 

今日の日付けの「7、8、9」ファイルの中身が片付くと、

次の「10、11、12」のファイルに入っている書類が見えるので、

「お、なんかやることあるじゃん」となり、

前倒しで仕事ができます。

 

さらに奥の「13、14、15・・・」と書類の挟まっている状況も見えるので、

いつごろどれくらいの書類をトリガーに仕事をしなければならないのか見えます。

 

日付けが終わったり、空になれば、そのファイルはいちばん下に回します。

（もし残っている書類があれば、次の日付けのファイルに入れます）

 

毎月実行するべき日付けが決まっている仕事があれば

そしてその仕事にハード（紙）のフォーマットがあれば、

このファイルのその日付け（もしくはちょっと早めの日付け）に入れておいて、

処理します。

 

外回りや会議に出かける時は、今日のファイルを持ち出します。

出先でも処理するべきこと、できることがあれば、

取りかかることができますし、

何か配布物があれば入れて帰って来て、デスクで処理します。

 

わたしの業務には、結構便利でした。

 

KOKUYOさんのカタスシリーズは、

A4フォルダにも他のバージョンがあり、

さらに他の商品もあります。

これがまた便利なんです！

 

長くなったので、次の記事でご紹介しますね↓

https://hama-sush-jp.pro/saylappy/entry-12617567317.html

 

 

 

【2020】フレーフレー！　の年

ここまで読んでくださったあなたが

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