こんにちは
 

経営者の想いとサービスの価値を【整理×見える化】する

女性の心に響く資料デザインの専門家

 

資料ブランディングディレクターの

久保寺麗です。

 

 

 

お客様とのトラブル、と一言で言ってもいろいろありますが

日常的に起こり得るのが「言った言わない」のコミュニケーショントラブル。

 

私は、フリーランスになり7年目ですが、

その前は16年間会社員をしていて、法人営業としてのべ4,000社の企業とやりとりしていました。

その中で、案件を受注し、取引を進める際にすごく大事だったのが

 

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「書面を取り交わす」または「メールに残す」

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ということでした。

 

 

 

具体的には、

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・打ち合わせ内容をまとめた「備忘録や議事録」

・顧客から案件を受注した証明となる「発注書や見積書など、受発注関連書類」

・契約書

・実施内容など具体的に記載した「企画書」

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・・・などなどの書面の用意をはじめ、

何か変更や進捗があれば、都度メールに残しておく。

 

 

これらをきちんと行うことで、

何かトラブルがあった時に、自分達の身を守る「証拠」になっていきます。

 

一番危険なのは「口約束」です。

 

言ったつもり・こんな内容だと思わなかった・もっと違うと思っていた・・・

 

などなど「言った言わない」問題が一番解決方法がなくて、

大きなトラブルになった時に本当に怖いですよね。。

 

 

コミュニケーションを取る中でお互い納得しているように見えても、

お互いの理解している内容や、想像しているものが違っていることは多々あるので

私は極力、「メールで残す・書面化・資料化」をして

「目に見える形にして」お客様と共有するようにしています。

 

 

ちなみに、私が日常的に行っていることは、こんな感じです。

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・打ち合わせ内容は「備忘録」としてまとめ、その日中か翌日までに共有する

・継続契約のお客様には、毎月「月次報告書」をお送りする

・言葉で伝わりにくいことは、図や資料などに整理して説明する

・提案書や説明資料を準備し、資料共有しながら伝える

・その他、何かあれば必ずメールやメッセージなどで共有する

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先日、新規で継続契約をスタートしたお客様へ「月次報告書」をお送りしたところ、

 

数社様から同時に

「こんなに細かく丁寧に報告してくださるんですね！」と相次いで驚きの声をいただきました・笑

 

一見手間がかかるように見えて、

お互いに安心して、納得してお仕事を進めていくためには、

とても大切なプロセスだと思うので、今後も継続していくつもりです^^

 

ご参考になれば幸いです^^