こんばんは、話し方ヴォイストレーナーの山本いくみです。

今日はＰＴＡの電話のかけ方についてのアドバイスです。

今月のＰＴＡ総会をもって、私もＰＴＡ役員が終わりますが、
ＰＴＡの仕事でみなさんが最も苦手とされているのが、
電話をかける事でした。

かける相手は保護者の方々なので、大丈夫なようにも
思うのですが、かける行為自体に抵抗があるようですね。

電話が嫌いな要因としては、相手の顔が見えず
緊張するというのがあるのでしょう。

電話をかけようとすると、部屋から出て行ったり、
部屋の端へ行ってこっそりかけたり、家へ帰ってから
かけようとしたり…という光景がよく見られました。


私は電話は大丈夫ですので、私がかけられる内容のもの
については、できるだけ引き受けるようにしていました。

また、新役員さんに引き継ぎの際も、

「電話は嫌だ～！」

「特に留守番電話が苦手～！」

「話す言葉をそのままマニュアルにして
　置いて行って～！」


こんな声が上がりました。

しかも人前で話すのは大丈夫な方でさえ
電話は嫌なのだとか…

誰もが携帯電話を持つ時代ですが、気軽に電話できる
時代だからこそ、改まった電話は苦手なのでしょうか


【ＰＴＡ電話のかけ方のコツ】


１．ＰＴＡからの電話を受ける相手の方も緊張しています。
　　緊張するのは自分だけではないと、まず思いましょう。


２．目の前で相手がいて話すのであれば、緊張しませんね。
　　電話では相手が見えないだけです。
　　相手はみなさんと同じ保護者の方々です。
　　できるだけ温和な方をイメージしながらかけましょう。


３．話す内容をメモしましょう。
　　慣れるまでは、話す言葉をメモにして、それを見ながら
　　電話されるといいでしょう。
　　メモを見ながらなんて恰好が悪い、煩わしいと思うかも
　　しれませんが、うまく話せなければ、それがトラウマと
　　なって余計に苦手になってしまいます。


４．練習しましょう。
　　練習して慣れておけば、緊張しません。
　　以下、例をあげておきますので、苦手な方は練習して
　　おきましょう。



（例）

①挨拶と名前をはっきりと言う　　

「おはようございます。ＰＴＡ総務の〇〇です。」


②用件を手短に丁寧に話す。

相手に威圧感をかけず、丁寧に伝えましょう。
こちらが丁寧であれば、相手もほとんどの場合は
丁寧に返答してくれます。
　　　　
　　　
「先日〇〇のお手紙を配布させて頂きましたが、
　まだ〇〇が提出されていません。
　締切りを過ぎておりますので、至急ご提出頂けますか。
　よろしくお願いします。」

（ビジネスの場合には、恐れ入りますが、お手数ですが
等のクッション言葉を使いますが、ＰＴＡでは丁寧に
話すことを心掛ければ、入れても入れなくてもどちらでも
良いでしょう。）



③閉めのことば

「失礼します。」「よろしくお願いします。」等
流れに応じた言葉で閉めましょう。


留守番電話は例のような内容をそのまま話せば
良いでしょう。
早口にならないように気を付けましょう


話すことの大敵は緊張です。

何度も電話すれば、やがて慣れて緊張しなくなります。

何事も最初が肝心！！
成功体験を繰り返す事で、電話に対する抵抗がなくなり
ますよ

新役員のみなさん頑張ってくださいね

聞きたい事があれば、いつでもメッセージから
質問してくださいね