こんばんは。
おひとりさま起業の安心バックオフィス
秘書・事務サポートの 辻 量子 です。
DM、LINE、メールなど
今や欠かせないツールとなってますが
気軽にやり取りできるものだからこそ
特に仕事として使っている時に
配慮したいところって
どこだと思いますか？
私は「言葉づかい」
「言葉選び」だと思っています。
話し言葉で通じる言葉でも
文字にするとキツク聞こえたりします。
ビミョーなニュアンスも言葉で聞くより
文字にすると「何が違うの？」っと
思ってしまったりする事もあります。
また、気を回しすぎて
丁寧になりすぎると
相手が画面を見た時に
「分かりづらい」となる事も
バランスって難しいですよね。
こんなことを書く私も、
失敗をしてきました。
でもその都度、ご縁ある方達に
最適なアドバイスを頂きながら、
日々精進してます。
そんな私なりに気を付けている事を
いくつかご紹介してきますね。
〇「いたしかねます」などの
ネガティブワードは使わない
対面や言葉では
声のトーンでも
申し訳ない感情や表情で
「それは、いたしかねます」
という事を伝えても
キツク聞こえないとはおもうのですが、
文字にすると、結構パンチありますｗ
文字で見た時に・・・
という感覚がまだなかった時に
私がやらかしてしまったことです。
最近では、
言葉でも使わないように意識しています。
〇箇条書きを意識する
ついつい報告したい事など
長文になってしまう事ってありませんか？
その流れになった課程とか
伝えたいが故に書き込んでしまいます。
いったん書いてみて、
本当は何が言いたかったのかを
冷静に全体の流れをチェック
削れるところ、縮めること
伝えたい重要な箇所は箇条書きに
するとスッキリします。
〇それでも不安なるなら
信頼している人に確認してもらう
これは、メール対応している時に
お客様へ返信する時に
些細な事でもイレギュラーと感じる時は
依頼主様へ私は確認をしています。
私の一言で
依頼主さまとお客様の関係性が
左右しかねないので、そこは慎重に！
〇季節の事、相手の事など
緩める一文を加える。
その状況や内容にもよりますが、
目の前の事だけじゃなくて
共感することだったり
相手への目線を意識すると
親近感がわくように思います。
あとは、集中できる空間確保と
誤字脱字がないかのチェック
といったところを意識しています。
マイルール的なポイントを
いくつかあげてみました。
シンプルで当たり前な事が
多いんじゃないかと思います。
こういったちょっと意識するだけでも
印象はかなり違ってくると思っています。
ぜひ、マイルールをつくって
円滑で快適なコミュニケーションを
とっていきましょうね。
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