昨年の私の最大のチャレンジである
檀家システム作成✨
この檀家システムの作成過程で
いろんな気づきがあったので、
何回かに分けてシェアさせていただきます。
今回は第２話
第1話では、
檀家システムを作ることになったきっかけや、
Excelとの向き合い方について書きました。
檀家システムができるまで①～Excelは「表計算ソフト」だと思っていた私たちへ
今回はその続きとして、
「じゃあ、実際に何から考えたのか？」
というお話です。
■「何を作るか」より先に考えたこと
ご相談を受けたとき、
私はすぐにExcelを開いたわけではない、
というお話しを前回も書きました。
どんな場合でも、
やっぱり現状把握って
ものすごく大事だと思っています。
なのでとことんお話しをお聞きしました。
まず気になったのは、
この忙しさの中で、
何が一番しんどいのか
ということでした。
やることが多い、
作業が大変、
というよりも、
・毎年同じ確認をしている
・忙しい時ほど、間違えたくない
・何度も見直すのが不安
そんな“気を張り続ける状態”が、
じわじわと負担になっているように
感じました。
そして一番しんどい部分、
檀家さんへの連絡文書を
全部手書きで作成している
この部分を
自動化したいなと思いました。
■「楽になる」って、どういうこと？
ここで私が大事にしたのは、
「早く終わらせる」こと
ではありません。
安心して手を離せるかどうか。
たとえば、
・何度も確認しなくていい
・数え間違いを心配しなくていい
・見返したときに、すぐわかる
そんな状態になったら、
きっと作業の途中で
一度、深呼吸ができる。
「よし、これで大丈夫」
そう思えたら、
そのあとに
ホッとお茶を飲む余裕が生まれる。
私は、
そこをゴールにすることに決めました。
■ヒアリングで見えてきたこと
そこで、改めてヒアリング。
・どの作業が一番神経を使うのか
・どの確認で立ち止まるのか
・どこで不安になるのか
とことんお聞きしました。
こうして整理していくと、
「作業が多い」というより、
“考え続けなければいけない状態”
そのものが負担になっているのでは？
という状態が見えてきたんです。
■Excelに任せたい「考える部分」
ここまで整理して、
私の中でひとつはっきりしたこと。
それは、
人が毎回考えなくていいことは、
Excelに任せていい
ということでした。
・数える
・確認する
・条件に合うものを探す
こうした作業は、
人がやらなくてもいい。
むしろ、
人は「判断」や「対応」に
エネルギーを残しておく
その方が結果的に
良い仕事の流れになると感じました。
■まだシステムじゃない
ここまできても、
まだ何かを作ったわけではありません。
この段階でやっていたのは、
・困りごとを並べる
・頭の中を整理する
・流れを見える形にする
そのための“受け皿”として、
Excelを使っていただけです。
でも、
この整理ができたことで、
「どこを楽にしたらいいか」
「どこを安心できる形にしたらいいか」
その方向が、
少しずつ見えてきました。
■Excelは「余裕を生む道具」
私にとってExcelは、
作業を詰め込む道具ではありません。
・迷わなくていい
・考え直さなくていい
・不安にならなくていい
そんな“静かな状態”を
作るための道具です。
だからこの時点で、
私は確信しました。
この作業はは、
Excelでできる。
しかも、
忙しい人ほど、
きっと楽になる形で。
ここまで来ると、
Excel好きの私は
早くExcel作業がしたくなって
ウズウズしてくるのでした💗
次回は、
この整理した内容をもとに、
「毎年、人が数えていた作業」を
どうやってExcelに任せていったのか。
確認作業が
少しずつ静かになっていったプロセスを
お話しします。
檀家システムができるまで③～毎年の「数え直し」をExcelに任せる
「これは広くお寺関係者に広めたい！
是非記事を書いてください！」と、
この記事を書くことを
勧めてくださったきせまりえさん
ありがとうございます💗
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