【事務仕事のココが面白い！！】今まで十分に整理できなかったファイルが整うと、かなりの時短になる所

【事務は地球を救う！】

事務仕事って本当に面白いんです！！！

crptr（チロプテラ）　たなか ゆか

　何かしら好きなことで起業する「女性起業家」は年々増加傾向にあります。皆さんの周りのママ友や職場の中でも、起業している方は目立ってきているのではないでしょうか？

　そんな中、起業への心配事として、「家事や育児、介護等の両立」を挙げる割合が男性よりも多いという結果が出ています（2017 経済産業省）。限りある時間の中でも、自分なりの人生を歩みたい！！そう考える女性は多いのではないでしょうか。

　また、「知識不足」「相談相手がいない」も挙げられています。

　私は5歳男子を育てながら在宅事務をしています。ママの立場だからこそ、事務仕事でどれだけ効率的にできるか、その必要性も強く感じますし、事務仕事が整っていけばどれだけお客様に還元できるかということも体感しています。

そもそも「数字が苦手」という声が多いことも知っています。ただ、その数字が何を伝えようとしているのか、聞いてからでも遅くありません。未来のあなたとお客様を映す鏡として、「事務仕事」に一度目を向けて、行動してみませんか？

▷Excelに魅了された私の取扱説明書

▷事務講座(何から始めたら良いかわからない方へ)

▷事務コンサルタント（マンツーマンをご希望の方へ）

 

 

事務仕事のココが面白い！！シリーズ 

①数字を入力する際中から、湧き水のごとく未来へのアイディアが浮かぶ所
②生きていないデータに命を吹き込んで、効率的に！を極められる所
③ファイルを改良し続けることで終わらない喜びの連鎖＆自己肯定感UPに

 

 

私が、ethical cosmeticの事務局を担当することになって初めてさせていただいた仕事が、棚卸しでした！

 

棚卸し

 

個人事業主で何かしらの在庫を抱える方なら経験されていると思いますが、毎年購入した製品や材料に対して、どれくらい在庫が残っているかを確認する作業が棚卸しです。

 

個人事業主の方でなくても、スーパー等のバイトをすると、棚卸しの日ってありますよね。

 

それで、実は1年目、2年目のお仕事始めはお正月休み中でｗ

 

どんだけ仕事が好きやねんと、突っ込みたくなるほど、お休み中でも全然お仕事しちゃうんですけど、まぁそれは置いておいて。

 

 

2018年1月1日からお仕事させていただくことになったからというのが一番の理由ですが、棚卸しをしながら何を取り扱っているか知るという背景もありました。

 

ethical cosmeticは手作りコスメの講座をお伝えしている関係で、容器を購入しています。特に、個人ではあっても購入する最低個数が何10個という単位なので、どうしてもサロンに在庫を抱えることになります。

 

またさらに、どんどんエシカルな容器であったり、ethical cosmeticの理念に合う容器に順次変更しているので、容器の数も種類も容器販売をしていないにも関わらず、本当に多いんです。

 

2018年時点で約60種類でしたが、2021年時点では約100種類に増えています。

 

先生は、材料に対する探求心も素晴らしいのですが、容器に対しても並々ならぬ想いを持っておられるので、本当にどんどん変更されるんですよね。

 

＞＞　参照　ethical cosmeticの環境への取組み

 

 

それで、当時ずっとお悩みだったことの一つが在庫表の整理でした。

10種20種程度だったら、一日気合を入れたら何とかなると思うのですが、もうその時既に60種類ほどあったので、1種類につき個数も尋常ではない数あったので（私にしたら）、これは一人では確かに気持ちが萎えるよね、と思いました。

 

それに、サロンだけではなくて、その当時はまだ自宅にも容器を保管されていたので（サロンだけだと置く場所が限定されてしまって置けないので）、正確な数の把握には至っていませんでした。

 

それで、在庫表を作成することを念頭に、二人がかりで一日かけて棚卸しをしたというわけです。

 

必ず使う容器だったり、頻繁に使用する容器については、何となく品切れにならないように把握はされていましたが、やっぱり整理されない状態のままだと、在庫を多く抱え過ぎたりとか、あると思っていても無かったりして、慌てて購入したりしてちょいミスに繋がったりと、良い循環にはなりません。

 

在庫表を作ることで、先生がこれまで無駄に消費していた時間を浮かすぞーーー！！！

 

 

私は燃えていました。

 

 

棚卸しをした順番にファイルを作ることはもちろんですが、容器の写真も入れています。

同じ化粧水に使う容器であっても、ガラスや色など色々あって、「化粧水の容器」と一言では言えません。なので、在庫表には誰でも一目でどれがどれか分かるように、写真も入れることにしました。

 

後は、データ同士をリンクさせて、今後も増えるであろう容器に備えて簡単に増やせるようにしました。

 

 

年に二回棚卸しをしているんですが、在庫表を使うようになってから、格段に棚卸しの時間が減りました！！！

一回目は丸一日かかっていたんですが、今では2～3時間でちゃちゃっと終わってしまいます。
その浮いた時間で、打ち合わせもできて、効率的に時間を使えるようになりました。

 

 

これだけかかる時間が変わると、

おっしゃーー！！！！！ってなりますよね笑

 

もちろん、これは棚卸しの時間だけではありません。

 

 

講座ごとに容器を準備するのですが、どこに何がどれだけあるか分かっていることで、探し出す時間が全くありません。また、容器を購入する際、無駄に多く買う必要もないですし、それでこそエシカルの理念に繋がります。

 

 

先生ご自身も在庫表を活用してくださっているので、めちゃくちゃ嬉しい限りです。

 

 

 

お仕事を始める当初って、本当に色々やらないといけないことが多いと思うんですけど、それこそ、SNSで投稿するとか、作品を作ったり、チラシを作ったり等。

 

でもそういう時こそ、事務仕事関係のファイルを整えておくことが、仕事が軌道に乗ってこれからもっと拡大していくぞーーー！！の時の大きな差に繋がると感じています。

 

 

整理できてない。。。

把握できてない。。。

 

 

これが、心の足かせになっているんですよね。

 

今回は在庫表のお話に特化しましたが、お客様の名簿も結構溜まりやすいんじゃないでしょうか？

 

ファイルが年度ごとであっても、それぞれのファイルにある程度まとまっていたら、2～3年後でもなんとかなるかな？と思うんですけど（私の場合なので、パソコンが苦手な人はこの限りではありません。。）、ファイルがバラバラで、それぞれに情報が統一されていないと、そして受付媒体（申込フォームなのか、Messengerなのか、LINEなのか、、、）も統一されていないと、まとめるのが本当に大変です！！！

 

ethical cosmeticの場合、2018年時点で既に生徒様が200名を超えていて、それは手作りコスメマスター講座だけの人数で、他にもご提供している講座を含めたら。。。涙

 

私が受講した2016年。

この年、先生は全国各地を巡っては、馬車馬のように働いておられました。

 

ちなみに私と同じ期だった方は、50人くらいおられたかと、、。汗

 

本気で仕事をするって、こういうことなんですね。

 

まだ1、2年だし〜と思っているんじゃなくて、将来この仕事で食べていくと思えばこそ、最初にどれだけ整えておくかで、後々回ってくる手間もなくなります。

 

先にするか？

後にするか？

 

だけの違いですからね。

 

 

そして今現在も、日常業務の合間にコツコツ整理しています。

 

 

日々、日常業務がある中で、在庫と名簿のまとめ作業はかなりの労力を使うので、これからお仕事始めたい方は、本当に最初が肝心だと、強めにお伝えしたいです。

 

もうお仕事始めて数年たっておられる方は、今からの分は是非整理されることをオススメします。

 

 

データがまとまっていないということは、結局、データがその場に置き去りになっているということです。以前、②生きていないデータに命を吹き込んで、効率的に！を極められる所　でもお話ししましたが、データを使ってより多くの方に活動を広げられるはずなのに、生きていないばかりにうまく活用できず、仕事を広げたいところまで届かなかったりするんですよね。

 

データがまとまっていないと、分析したくてもできませんしね。

 

 

場所も整理整頓することで、風通しを良くし、新たな情報を受け取れるようになると言いますが、ファイルも同じです。

 

 

是非、整理できていなかったデータがあれば、時間がかかっても良いので、今年中にはまとめるぞ！！と気合を入れて取り組まれてみてはいかがでしょうか？

 

 

自分だけで取り組めない＞＜

 

そんな方は、私までご相談ください。

 

新しく事務コンサルタントをさせていただく方から、ファイル整理のご相談を受けておりますので、力になれることがあるかと思います。

 

 

どうぞご気軽に＾＾

 

 

 

crptr（チロプテラ）

たなか ゆか