建坪１２.９坪のちいさなおうちで
夫婦＋息子3人
＋元保護猫の『わさび』『レモン』で
暮らしています
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こんばんは、mariです
昨日の記事をお読みくださった方
ありがとうございました
今日は少し遅れて
バレンタインチョコを作っていました
毎年この時期だけ
ボンボンショコラを作るのですが
私、雑でせっかちなので
成功率低め
今回も失敗しまくりましたが
なんとなくそれっぽいものができたので
よしとします
味は美味しいのでOK
これはいつか作った
ボンボンショコラ…
さてさて、もうすぐ今年度が終わりますね。
子どものの進級・進学で
いつもドキドキしてしまうのが
書類問題
出し忘れがないか
チェックするのはもちろん
学期途中で急に確認が必要な書類が出てきた時
スムーズに出せるかどうかが
重要になってきますよね
契約書や領収書など
原本保管が必要な書類は依然として存在するので
デジタル化が進む現代でも
完全なペーパーレス化には
限界があります
また、紙の書類ならではの
「パラパラとめくって探せる」
「付箋を貼れる」といった利点もあったりします
カラオケボックスでも
まだまだデンモクじゃなくて
本が欲しい時ある…笑
（歳がバレる）
そこで我が家では何年も前から
デジタルと紙それぞれの長所を組み合わせた
ハイブリッド管理をしています
すぐに実践できる
具体的な方法をご紹介したいと思います
デジタルと紙で作るハイブリット収納
1. ファイリングの基本システム作り
◼︎デジタルファースト×紙で補完
新しい書類が届いたら
まず以下の手順で処理しています
- 即座にスマートフォンでスキャン
- 原本が必要か判断
- 必要な場合のみ紙保管、それ以外は破棄
これを徹底することで
デジタルデータと
紙の原本の二重管理による
混乱を防ぎます
そして不要な書類が増えすぎないので
書類の山積みを防ぐことができます
背表紙は縦書きで統一し、A4クリアファイルを基本に
保管書類は蛇腹ファイルに
すぐに確認が必要な
子ども関係の学校・習い事の書類は
クリアファイルに保管しています
2. デジタル化の仕組みを作る
スマホでのスキャンアプリを活用（レシート類や参考資料）
うちの子どもたちの学校はみんな
去年からペーパーレス化が進んでいるので
最近は少なくなりましたが
以前は保管書類を持って帰ってきたら
すぐにスマホで写真を撮って
アプリで保管していました
今は学校から送られてきたデータを
スクショや保管して
アプリに入れています
私はスケジュールや日々のルーティンも
スマホのカレンダー＋iPadで手書きの
デジタルプランナーを使っているので
詳細が必要なものは
全てiPadにデータを入れています
地図やHPなどのリンクも貼れるし
スマホからも見ることができるので
本当に楽です
クラウドストレージでのバックアップ
万が一スマホを落としたり
壊れてしまって
データがなくなると困るので
IDとパスワードがあれば
どの端末からでも
アクセスできるようにしています
私に万が一があった時にも
家族が誰でもみられるように
情報を共有できるところも
気に入っています
3. すぐに動けるマイルール作り
毎日15分だけの書類整理時間を設定
一気に書類整理をしようと思うと
面倒臭くてつい後回しにしてしまうので
スマホでタイマーをかけて
１５分だけと決めて
すぐに動くようにしています
また、できるだけ
じっくり読まなくても
すぐに要・不用が判断できるものは
手に持った瞬間に処理してしまいます
この時間で可能な量だけを処理
１５分タイマーをかけたら
例え終わっていなくても途中で終わり！
無理をすると
継続が難しくなるので
ほどほどで切り上げ
明日また続きがやりたい、と思う
状況をあえて作っています
継続的な習慣化を重視
書類ってためればためるほど
面倒臭くなっちゃうので
自分が無理せずに続けられる方法を
見つけることが
一番大切だと思っています
世の中にはいろんな方法が溢れていますが
正解はないので
自分に合うものを見つけたいですよね
以上、私がしている
デジタル＋紙のハイブリット書類整理方法でした
旅行にも必ず持って行く
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mari主宰ライフスタイリングサロン
