効率的にミーティングをすすめる8か条
はじめに。
あなたの会社でもこんな光景みかけませんか？
今日も無駄なミーティングをだらだらとやっている……。
で、けっきょく何が決まったんだっけとなる。
また、こんな人もいませんか？
たくさんの会議に出ていただけで、
「いや〜〜、今日会議ばっかだわーー」って言い仕事した気になってるひと、あなたの周りにいませんか？
その人、仕事してないのと同じ。
会議をしたからといって、
仕事した気になってはいけない。
会議は物事を決める場所。
決まったことに対して、
各個人が推進する、ここからが「仕事開始」だ。
つまり、手を動かしてはじめて仕事は進む。
会議をしたから仕事が進むわけではないのだ。
はびこるムダな会議を減らすことができるか、
はたまた、あなた自身がムダな会議の主催者になって人の時間をうばうなんてことかないように、
会議を意味のあるものにする、8か条をご紹介したいとおもいます。
1: 会議の目的を全員に共有する
いちばんだいじです。
目的がきまっていないと、われわれが乗ったボートはヘンなところにいきます。
本来はアメリカにいかなきゃいけないのに、インドにいきます。
ホントこうなってることよくあります。
この会議で何を決めることが主目的なのか、共有しましょう。
2: プロセスを共有する
何をどこまで決めねばならないのか、
本日のメニューを先に話します。
あなたはみなを導かねばなりませんよ！
具体的にどうやるの？という方の為に
たとえて説明します。
ポイントは、この会議の時間内で何をどう意思決定していくのかのプロセスを伝えることです。
例
「今日の会議目的は、ベヒーモス討伐隊のメンバーを決めることです。
まずは、ベヒーモスの弱点についてブレストで10分ほどで話しましょう。
その上で、どういう能力を持ったメンバーが、最も効率よくしとめることができるか、ロール(役割)やジョブ(職種)など、具体的な必要な編成の例に落とし込むことを20分ほどで行いましょう。
そのポストにはだれがふさわしいか、実際に4名のメンバーと、補欠メンバーを選出するまでを15分で実施します。
メンバーの選出をゴールとして、
これらを合計45分間で実施します。」
みたいなかんじです。
こうすると、参加者がこのレールの上に乗って議論を進めてくれるので、議論の脱線を防いでくれます。
3: アジェンダをあらかじめ出席者に送っておく
時間は貴重
打合せ開始と同時にすぐに議論に入れることがベストです。
あらかじめ出席者にアジェンダ(議論内容)を送付して、参加者に事前に考える時間を用意するようにします。
なぜなら、すぐに回答を求められることが苦手なひともいます。正確な回答をしたいひともいます。
良いアイディアが出やすいような土壌を用意する配慮が開催者には必要です。
さらに、会議の全体像を把握してもらうのにも、役立ちます。
4: 出席者は必要なひとだけ
意思決定者と、その議論に必要な人だけがいればいいのです。
よく見かけるのは、
地蔵のように座ってるだけのひとがいる会議や、慣習だからとら不要な全上司いれちゃう会議。
ホント意味ないです。
コレやると開催日程すら決まらないこともある。
本末転倒……。
決まった内容はあとでメールで共有すればいいです。
5: 会議中は、人に話題を均等にふり、会議にまきこむ
主催者であるあなたは、必要だからこれらのひとたちを会議の場に呼んでいます。
彼らのアイディアがほしければ積極的に話を振り、話しやすい雰囲気をつくり、どんどん巻き込みましょう。
他人から素晴らしいアイディアが化学反応のように起きる時があります。
参加者の持つ引き出しをどんどん開けてもらうことを促していきましょう。
6: 話すときは、全員のほうを見る
よくいるのが、モニター見ながら話す人。
モニターの中に誰かいるの？
って思います。
これはぜひ試してほしいのですが、人の顔をみて話すことです。伝わり方が断トツで違います。
7: かならず時間通りに終える
あるあるなのが、
会議の時間に遅れると異様に怒るくせに、
終了時刻にはルーズなひと！
わたしはこれがいちばん腹立たしいです。
そういう人にこそ「時間をまもれ！」と言いたい。
日本人に特にこの傾向が強いように思います。
海外の方と打合せをすると、あらかじめ設定した時間でかならず終わるように議論を進めてくれるので、かえって集中し、よい話ができることがよくあり、いつも新鮮です。
60分以上の会議はあまり生産性を生みづらいなと思います。
集中力も切れちゃいますしね。
8: 早く終われば即・解散！
60分めいっぱいまで会議をやらなければならないと思っているようですが、そんなことありません。
早く終われば、切り上げていいんです。
残りの時間でもう業務にとりかかれるので、
生産性が高い会議になります。
以上7つのポイントをとりあげてきましたが、
堀江貴文さんの東洋経済の「多動力」インタビューについても、他人の時間を奪うことについて言及されています。
いちいち電話してきて時間を奪うことを「時間レイプ」だと言っていたが、他人の時間を無条件に奪ってはいけない。
「時はカネなり」と言うように、人の時間を使うならば、きっちりと対価を払うべきだ。しかし、世の中には、何の悪気もなく平気で他人の時間を奪う人がいる。自分自身がそうならないようにしよう。
東洋経済オンライン
不要な会議はまだまだたくさん。
会議は疲れますから、効率が下がって、結果ムダな業務時間が増えています。
まずは、
「要らない会議は主催しない」
「主催した会議は責任もって先導する」
をやるだけでもかなり変わると思います。
智子でした！
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