書類を綴じる時にとても大切な選びは、
１年でどの位の確立で
書類をひっぱり出す事になるか？という物。
そして、考えずに仕舞えて
あれどうした？と思った時や質問された時、
あれどうだったっけ？と確認が必要な時に
やはり、脳内の記憶倉庫の様に引っ張り出しやすく
ならないと、結局意味がなくなってしまうという物。
今、とても目からウロコになってる
クリアファイルの使い方の教えをくれた人は
会計士さん♪♪
なるべく色や柄が違う物を使い分けて使うのをお勧め。
↓クリアファイル
請求書、振込書を当日翌日と入れてしまう方法。
このファイルから、請求書等がそれぞれの場所へ
帰っていくのは、会計士さんへ提出した後か
経理でしっかり書類として終了した後のみ。
（なので３ヵ月後には請求書と振込書が
あるべきファイルの中に入っていくという物。
↓下の写真みたいなファイル）
※クリアファイルの１枚目は、軽く日付でお金の出入りを
書いた表にしておかないと後で困るので
クリアファイルの表紙だけは一覧メモ書きする
書類を作っとかなければならない。
月別に分けてしまえば、
救急でお金の出入りを調べる事は
その月に多いので助かる♪
私は、コレを発注や
ＰＣ関係の覚書や一部の運営関係書類を
クリアファイルに出しやすくしてます。
↓しょっちゅうひっぱらない物は
こんな感じのバインダーに挟めて置いてる
↑こういったバインダーにやってたけど
１～３日に一度は引っ張り出す物を
コピー等でもしてクリアファイルに入れて
一覧表に残すと、かなりイライラや
時間がシェイプされます。
クリアファイルは他にも
２つ入れがあり、用途により分けられるのでとても便利。
提出書類・保存書類にも２部式なので使いやすいかも！！
また、同じ種の書類でも
ＴＯＤＯとＴＡＳＫに分けたり等も。
因みに、１年以上やくになってるのが
この見開き式ファイル↓
このファイルを、
ＴＯＤＯ書類と
ＴＡＳＫ書類の２つを用意しております。
紙が来たり、紙関係の作成書類や
資料やリストが来た時に
ＴＯＤＯだな・・・
ＴＡＳＫだね・・・
と、部類分けに入れておきます。
Ｅｘｃｅｌで残しておくのにも、
限界があったりするので。
あれ？あの書類どうしたっけ？
といった時に、
瞬時に「緊急だね」「締め切りまだ先だね」
とつぶやいてから、開けると大抵すぐ見つかるので便利。
クリアファイルは一見、皆同じ風貌なので
分かりづらいようですが、場所を取らずに
パパッと収納できて、ガバッと取り出せるので
仕事が速くなるのでお勧めです。
番外編
レール式ファイル
リーフレットまとめは、コレにしています。
（場所取らないのと、見た目が美しくなる。）
また、デザインの美しい過去のリーフレットや
参考になりそうなリーフレットも残しておくと便利
（私はコレまで達していないので、いつかやろうとは思う。）
事務作業の上で、
書類に混乱しないコツは、
捨て上手や片付け上手になるのではなく、
ＰＣデータと紙書類の分けて使えるという事が
重要かもしれない。
やはり、いつの時代でも
ディズニー映画に実写とアニメを
絡ませた方が人は立体感を感じ感激するように
人の事務作業も、
手書き作業とＰＣ作業の混合や
混合書類が必要とされる事も多いんだなと
思ったのが、ここ数年の感想。
デジタル総務な様で、
アナログ総務なシステムを使う事で
現実化しすくなるのかなと。
ＬＤの場合は、情報やデータが来た時に
自分の対応が速くなりやすい方法で
手作業だったりＰＣ作業で書類を収めておく。
ＡＳＤ/ＡＤＨＤは書類宝庫が下手ではありますが
難しい事やスキルの高い保存方法を
最初から考えない事。
そして、軽度でもＬＤを併発が考えられる場合は
アナログ事務作業＆デジタル事務作業に変えておく。
そんな所で、会社で困る事もへるかもしれない。
そして、ポイントは他人に自分で作った情報の場所を
共有できるように作ろうとすると
必ず失敗するんだなというのが、私の経験上でした。
他人も分かりやすく・・・って考えると
回りくどくなってしまうらしいわ。
会社の机がいまだに解決できてないのですが
来年に向けて覚書。
事務システムは、仕事していて違和感ある時は
投げ捨てよく変えております。今年もあとちょっとだ、頑張るわ。